Fase 1 — Bajo Contrato (Día 0–3)
Una vez que el contrato se ratifica (aceptado y firmado mutuamente por ambas partes), arranca el reloj de las contingencias. Las primeras 72 horas marcan el tono de toda la transacción. Si algo se resbala aquí, cada deadline downstream está en riesgo.
Día 0 (en 24 horas de la ratificación):
— Envía el contrato ejecutado a: comprador, vendedor, ambos agentes, lender, escrow/título, transaction coordinator. Cada parte.
— Abre el escrow con el título acordado.
— Recibe el Earnest Money Deposit (EMD) y confirma que la transferencia/cheque liberó.
— Envía el checklist de día de cierre a ambos clientes (qué esperar, fechas clave).
Día 1–3:
— Confirma inspector agendado (típicamente en los primeros 7–10 días).
— Confirma avalúo ordenado (el lender lo maneja).
— Envía el paquete de disclosures al comprador según requisitos del estado.
— Invitaciones de calendario a ambos clientes para cada fecha de milestone.
Artifacts críticos de Fase 1
- Contrato ratificado (firmado completo, addenda incluidas)
- Recibo de EMD (liberado, no solo recibido)
- Archivo de escrow/título abierto — número de archivo documentado
- Info del lender confirmada y compartida con el TC
- Cita de inspección confirmada
- Orden de avalúo confirmada
- Paquete de disclosures entregado (específico del estado)
Fase 2 — Inspección (Día 5–14)
La inspección es la contingencia que más comúnmente se calcula mal. El deadline usualmente es 7–17 días de la ratificación, dependiendo del estado y del contrato. Mídelo como completion de inspección + entrega de reporte + envío de repair request — tres sub-deadlines, no uno.
Día de inspección:
— Inspector accede a la propiedad (el TC confirma acceso con el listing side).
— Comprador o agente del comprador asiste si es práctico.
— Reporte de inspección típicamente entregado en 24–48 horas.
Post-inspección (dentro del deadline contractual):
— El agente del comprador revisa el reporte con el comprador; identifica repair requests, créditos, o retiro.
— Repair request enviado al listing side por escrito, con items específicos.
— Listing agent + vendedor responde: acepta, contra-ofrece, o rechaza.
— Resolución documentada por escrito (Repair Addendum).
Si no hay resolución para el deadline → el contrato auto-termina en la mayoría de las jurisdicciones, EMD se devuelve según contrato. No dejes que esto pase por accidente.
Fase 3 — Avalúo, Crédito, Título (Día 7–25)
Tres tracks paralelos, cada uno con su propio kill-switch:
Track de avalúo:
— Avalúo ordenado (Día 1–3).
— Avalúo completado (Día 10–18).
— Reporte de avalúo entregado al lender (Día 14–21).
— Si el avalúo viene bajo: negociar seller credit, comprador trae cash adicional, o terminar según contingencia de avalúo.
Track de crédito:
— Comprador envía aplicación de crédito completa + documentos (Día 1–5).
— El crédito pasa por underwriting (Día 7–21).
— Aprobación condicional emitida (Día 18–25).
— Loan commitment final / clear-to-close (Día 25–30).
Track de título:
— Búsqueda de título ordenada (Día 1–3).
— Reporte preliminar de título entregado (Día 5–10).
— Problemas de título resueltos (Día 10–20): liens, easements, judgments.
— Compromiso de title insurance emitido.
Revisión de compliance del broker
La mayoría de las brokerages requieren revisión de compliance del archivo antes del cierre (algunos estados lo requieren por regulación). Envía el archivo completo 5–7 días hábiles antes del cierre para evitar idas y venidas de último minuto.
Fase 4 — Cierre (Día 25–35)
Revisión del Closing Disclosure (CD): la ley federal requiere que el comprador reciba el CD al menos 3 días hábiles antes del cierre. Cualquier cambio material reinicia el reloj. Mide esto agresivamente — un reset del CD es la causa #1 de slips en la fecha de cierre.
Walkthrough final (Día -1 o -0): Comprador + agente caminan la propiedad para confirmar que la condición coincide con el contrato, las reparaciones se completaron, los items incluidos están presentes. Documenta con fotos.
Día de cierre:
— Comprador trae confirmación de wire, ID, lo que aún se necesite.
— Vendedor firma el deed y los closing docs (a menudo antes que el comprador — depende del estado seco vs húmedo).
— Los fondos se desembolsan, el deed se registra.
— Llaves entregadas.
Post-cierre (Día +1 a +7):
— Closing gift enviado.
— Solicitud de reseña disparada (Workflow 10).
— Transacción archivada; archivo movido a almacenamiento de largo plazo.
— Secuencia de nurture de cliente pasado inscrita (Workflow 05).
Dónde la AI reemplaza vs asiste en TC
La AI reemplaza:
— Tracking de deadlines y recordatorios proactivos a cada parte.
— Enforcement del checklist de documentos (no puedes pasar a la siguiente fase sin todos los artifacts).
— Emails de estado a clientes ("aquí estamos esta semana").
— Invitaciones de calendario y reprogramaciones.
— Compilación de archivo para revisión de compliance del broker.
La AI asiste:
— Draft de negociación de repair-request (tú editas tono y estrategia).
— Drafts de respuesta a preguntas de comprador/vendedor.
— Drafts de resumen de problemas de título.
Solo humanos:
— Negociación de contrato y enmiendas.
— Cualquier cosa que involucre escalación con el lender.
— Walkthrough final y cualquier disputa de condición.
— Día de firma de cierre (en la mayoría de estados).
El scorecard del TC
Tres métricas por transacción cerrada:
1. On-time close (%): porcentaje de archivos que cerraron en la fecha contratada sin extensión. Meta: 90%+.
2. Deadline misses (conteo): cualquier contingencia, financiamiento o avalúo cuyo deadline pasó sin acción. Meta: 0 por archivo cerrado.
3. Emails por cierre (conteo): total de emails dirigidos por el TC por archivo. Muy pocos = sub-comunicando. Demasiados = el proceso está roto; los clientes preguntan lo mismo repetidamente. Define tu propia banda basado en tus últimos 10 archivos cerrados.
Una función de TC bien corrida silenciosamente recorta una porción significativa del tiempo de admin del agente por transacción, los libera para listar y vender más, y previene las fallas silenciosas de contingencias que cuestan más que comisiones.